‘Hier wordt gewerkt’
Medewerkers zijn de succesfactor en het visitekaartje van onze gemeente en organisatie. Wij willen onze inwoners goede diensten leveren. Dat is waar wij voor staan. De ‘tevreden inwoner’ is daarvoor ons symbool geworden. Wij werken met elkaar aan een organisatie die goede dienstverlening levert en veranderingen aan kan. Om dit te kunnen doen, is ons personeel samen met onze organisatie steeds in ontwikkeling.

De samenstelling van de organisatie
In 2017 zijn er een aantal veranderingen doorgevoerd die invloed hebben gehad op de samenstelling van de organisatie. Zo zijn we van zes naar vijf afdelingen gegaan. Daardoor hebben we een kleiner managementteam gekregen. Ook is de directie teruggegaan van twee naar één persoon. Daarom gaan we in 2018 het functieboek van de organisatie evalueren.

Formatie
Voor 2018 is de geraamde formatie 187 fte*. Dit is ongeveer vijf fte meer dan de raming van 2017. Deze toename komt onder andere door een aantal nieuwe (wettelijke) taken voor onze gemeente, bijvoorbeeld meer privacy en informatiebeveiliging. Ook zijn er nieuwe functies ontstaan doordat we meer aandacht geven aan bepaalde onderwerpen, zoals duurzaamheid en samenwerking in de regio.

* FTE's zijn uren omgerekend naar een volledige arbeidsplaats.

Wij vinden het belangrijk dat de formatie aansluit bij de omvang van onze gemeente. Om dit te monitoren is er in 2017 een vergelijkingsonderzoek uitgevoerd. Hierbij is de omvang van het takenpakket en onze formatie vergeleken met andere gemeenten die een vergelijkbare grootte hebben. De uitslagen van dit onderzoek zijn eind 2017 gepresenteerd.  

Flexibele schil
De totale formatie is afgestemd op de omvang van de taken die de gemeente uitvoert. Om goed in te kunnen spelen op externe ontwikkelingen en niet voortdurend een beroep te hoeven doen op extra (belasting)gelden, is een flexibele organisatie nodig. Een gedeelte van de formatie (± 15 fte) is daarom flexibel (is de flexibele schil). Hiervan is voor 2018 nog circa 30% beschikbaar. Op deze manier creëren we een moderne organisatie.

Resultaatgedreven werken
De samenleving is aan het veranderen, de rol van onze gemeente verandert ook en dat heeft ook invloed op onze medewerkers. Om goed op deze ontwikkelingen in te kunnen spelen werken wij resultaatgedreven. Deze manier van werken zorgt ervoor dat alle medewerkers een betere dienstverlening verzorgen richting onze inwoners. Resultaat gedreven werken is een manier van werken en sturen waarbij:  

• het doel helder is;
• de medewerker weet welke resultaten hij of zij moet halen om dat doel te realiseren; en
• het management ruimte en verantwoordelijkheid geeft aan de medewerker om zelf te bepalen hoe dat resultaat tot stand komt. Hierbij maakt de medewerker gebruik van zijn of haar vakmanschap.

We willen een betrouwbare partner zijn voor onze inwoners en bedrijven. Het college maakt daarvoor beleid en formuleert duidelijke doelstellingen. Het college en onze organisatie gaan aan de slag om deze doelstellingen te realiseren voor alle inwoners. Dat betekent concrete resultaten leveren. Hier draagt het resultaatgedreven werken aan bij.

Mobiliteitsbeleid
We willen een goede werkgever zijn. Daarvoor werken we in 2018 het mobiliteitsbeleid verder uit. Dit beleid biedt alle medewerkers mogelijkheden om actief met hun loopbaan en ontwikkelkansen aan de slag te gaan. Het hanteren van een mobiliteitsbeleid draagt bij aan duurzaam inzetbare medewerkers.

De belangrijkste redenen om in te zetten op mobiliteit zijn:
- Een laag percentage aan doorstroom in 2016 en 2017;
- effecten van ontwikkelingen om ons heen, zoals de digitalisering;
- een hoog gemiddeld aantal jaren dienstverband.
De juiste mens op de juiste plek is waar het om draait.

Door gebruik te maken van een mobiliteitsbeleid denken wij dat medewerkers beter in staat zijn om te bepalen of ze nog op de juiste plaats in de organisatie zitten. Als medewerkers op een voor hun betere plek in de organisatie zitten komt dit het werkplezier en de productiviteit ten goede. Ook kan dit een positief effect hebben op de balans tussen werk en privé, wat resulteert in medewerkers die gelukkiger zijn.  

Gezond en Fit
De scheiding tussen werk en privé wordt steeds kleiner. Om die reden voelen wij ons als werkgever betrokken bij de gezondheid van onze medewerkers. Een andere reden is dat een goede balans tussen werk en privé de kans op gezonde en fitte medewerkers verhoogt. Wanneer wij gezonde medewerkers in dienst hebben zullen zij productiever zijn. Met activiteiten rondom gezond & fit willen we hier aan bijdragen. Het gaat hierbij niet alleen om sportieve activiteiten, maar ook om bewustwording van gezonde voeding en een gezonde leefstijl. Ook dit zal bijdragen aan gezonde en fitte medewerkers.

Natuurlijk verloop
Vanaf 2018 gaan 26 medewerkers binnen vijf jaar met pensioen. Met het vertrek van deze medewerkers ontstaan er vacatures. Bij iedere vacature kijken we of en op welke manier de functie opnieuw ingevuld moet worden. De komende jaren is kennisoverdracht erg belangrijk. Dit moeten wij doen om bestaande kennis niet te laten verdwijnen uit de organisatie. Op deze manier blijft de kwaliteit van onze dienstverlening richting de burgers op peil.

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) adviseert gemeenten maatregelen te treffen tegen het verdwijnen van kennis die oudere medewerkers hebben. Ook is het in de nieuwe cao opnieuw benoemd.
De gemeente Berg en Dal biedt medewerkers boven de 60 jaar de mogelijkheid om gebruik te maken van het generatiepact. Het generatiepact houdt in dat we oudere medewerkers de mogelijkheid geven om minder te gaan werken. Hierdoor ontstaat er ruimte om jonge medewerkers (onder de 30 jaar) aan te nemen. Een extra voordeel is dat oudere medewerkers - totdat ze met pensioen gaan - hun kennis geleidelijk kunnen overdragen aan de jongere medewerkers. Het generatiepact binnen de gemeente Berg en Dal loopt tot 1 januari 2019. In 2018 evalueren we de regeling en beoordelen we of we de regeling voortzetten. Er doen nu 15 medewerkers mee met het generatiepact.

Diversiteit
‘Hier wordt gewerkt!’ We willen dat iedereen de kans krijgt om aan het werk te zijn. Het personeelsbestand van de organisatie kenmerkt zich door diversiteit. Talenten doen er toe, niet geslacht, leeftijd, herkomst of handicap.

In de hele organisatie maken we ruimte voor werkervaringsplaatsen en banen die onder de banenafspraak vallen. Ook statushouders voorzien wij vaker van een werkervaringsplaats of taalstage. Hierin lopen wij in de regio voorop. Een taalstage is een combinatie tussen oriëntatie op de arbeidsmarkt en ontwikkeling van de Nederlandse taal. Iedereen verdient een kans om aan het werk te zijn en om zijn of haar plaats op de arbeidsmarkt te versterken. Wij vinden als gemeente dat wij een voorbeeld zijn. Onze missie is niet voor niets: “iedereen doet ertoe en doet mee in onze vitale en betrokken gemeenschappen”. Dit geldt ook voor onze organisatie.

We werken aan verjonging door onder andere stages en traineeships beschikbaar te stellen. Dit heeft als gevolg dat wij soms banen, werkplekken of opdrachten creëren voor stagiairs en trainees.

Medewerkersonderzoek
‘We doen het samen’. De omgeving vraagt veel van ons als organisatie en onze medewerkers. Hier passen we ons op aan; medewerkers volgen trainingen, de formatie stellen we bij als dat nodig is, procedures en regelingen worden herschreven of geschrapt als het kan. In mei 2017 heeft er een medewerkersonderzoek plaatsgevonden. Hiermee is duidelijk geworden hoe het met de organisatie gaat, welke zaken goed lopen en welke knelpunten en oplossingen de medewerkers zelf constateren. Hiermee zijn we direct aan de slag gegaan. In 2019 willen we een nieuw medewerkersonderzoek houden om te meten of er hogere scores worden gegeven in vergelijking met het onderzoek dat in 2017 is gehouden.

Wij willen een betrouwbare en service verlenende organisatie zijn. Hierbij luisteren we goed naar de klant en bieden we waar nodig maatwerk aan. Onze omgeving verandert voortdurend. Daarom moeten wij als moderne organisatie ons werk hierop aanpassen.  

Regiegemeente
Wij hebben gekozen voor een groeipad naar een regiegemeente. Bij een regiegemeente doen we niet meer al het werk zelf, maar is onze invloed wel zichtbaar. Wij richten ons vooral op het stellen van kaders (ontwikkeling van beleid “in eigen huis”), het voeren van regie op processen en de uitvoering van kerntaken. Uitvoeringstaken laten we steeds meer aan partners over, waarbij sommige taken zijn afgestoten en andere taken onder verantwoordelijkheid en regie van de gemeente worden uitgevoerd. We controleren hierbij op prijs en kwaliteit. In de afgelopen jaren zijn tal van mogelijkheden van uitbesteding en regionale samenwerking onderzocht en aangegaan.

• We nemen deel aan de belastingsamenwerking in Beuningen, via het belastingkantoor Munitax,
• Daarnaast is de brandweer gaan deelnemen in de Veiligheidsregio Gelderland Zuid (VRGZ),  
• Ook zijn de Wabotaken ondergebracht bij de Omgevingsdienst regio Nijmegen (ODRN).
• In 2016 is de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling (MGR) gestart, hieronder valt het Werkbedrijf en de samenwerking op het gebied van ICT (iRvN). Onze medewerkers van het cluster Werk en het cluster ICT zijn per 1 april 2016 in dienst van deze nieuwe organisatie gekomen.

Administratieve organisatie
De administratieve organisatie gaat over de regels, procedures en werkafspraken van onze organisatie. Die regels zijn er om onze organisatie goed en betrouwbaar te laten functioneren. Dit sluit aan bij onze ambitie “Zichtbaar en betrouwbaar”. Hierbij is ook aandacht voor één van de actiepunten uit het raadsprogramma 2015-2018, het verminderen en vereenvoudigen van regels (deregulering).

Het accountantskantoor Baker Tilly Berk controleert onze administratieve organisatie en adviseert hierover. Deze adviezen bespreken wij regelmatig in de auditcommissie, dit is één van onze raadscommissies. Op basis van de bevindingen van de accountant maakt het college jaarlijks een plan op, waarin we aangeven hoe we omgaan met deze adviezen dit doen wij in de bedrijfsvoeringsagenda. De belangrijkste agendapunten voor 2018 blijven de ontwikkelingen in het sociaal domein en dan met name de te leveren zorg aan volwassenen en jeugdigen.

Klant contactcentrum (KCC)
Ontwikkeling KCC
De teams telefonie/receptie en de frontoffice van Burgerzaken vormen samen het KCC van de gemeente Berg en Dal. Het KCC is, via alle kanalen, de eerste toegang van klanten met hun vragen. Het KCC is in ontwikkeling. Nu nog sturen we veel klantvragen door in de organisatie. Het is de bedoeling dat het KCC zo veel mogelijk eenvoudige klantvragen zelf afhandelt. Op deze manier krijgt de klant snel antwoord en belasten we de afdelingen niet met eenvoudige vragen.

In 2018 gaan we verder met het inrichten en ontwikkelen van het KCC en het opleiden van de medewerkers. De organisatie gaat aan de slag om de veel voorkomende eenvoudige producten in beeld te brengen en over te dragen aan het KCC. Het is van belang dat informatie over werkprocessen en activiteiten voor alle KCC-medewerkers beschikbaar is. Op deze manier kan het KCC invulling kunnen geven aan de ‘eerstelijns’ dienstverlening van de gemeente.

Telefonische bereikbaarheid
In 2017 bleek uit onderzoek dat er veel te verbeteren is in de telefonische dienstverlening van de gemeente. In de 2^e helft van 2017 is sterk ingezet op het verbeteren van de bereikbaarheid. Nu blijven we zelf alert op onze bereikbaarheid. Begin 2018 onderzoeken we nogmaals via een extern bureau de bereikbaarheid. Dit doen wij om met de resultaten het niveau van dienstverlening opnieuw een stap hoger te brengen.

Servicenormen
In het dienstverleningsconcept is het onderzoeken en monitoren van de kwaliteit van de dienstverlening uitgangspunt. Om vast te stellen welke kwaliteit we nastreven en in hoeverre die ook wordt gehaald, gaan we in 2018 servicenormen afspreken.

Informatiebeveiliging en privacy
De gemeente wil een betrouwbare partner zijn voor inwoners en bedrijven. Wij gaan daarom zorgvuldig om met gegevens van inwoners en organisaties. Dat is ook belangrijk nu we steeds vaker werken met digitale informatie. Digitale informatie is eenvoudig te kopiëren en te verspreiden. Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie in verkeerde handen valt, is aandacht nodig voor de beveiliging van informatie. Daarom zijn er landelijke veiligheidseisen opgesteld, de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). Onze gemeente moet aan deze veiligheidseisen voldoen. Ze gaan bijvoorbeeld over de beveiliging van informatiesystemen, maar ook over de toegang tot het gemeentehuis.

Vanaf juli 2017 moeten gemeenten volgens een nieuwe methode jaarlijks verantwoording afleggen over de informatiebeveiliging. Dit doen zij aan de gemeenteraad en aan het rijk. Deze methode heet ENSIA. Het doel van ENSIA is dat beter gecontroleerd kan worden of de gemeente informatiebeveiliging op orde heeft. En om tegelijkertijd de verantwoordingslast voor gemeenten te beperken. De verantwoording richt zich op de normenkaders van BIG, DigiD, BAG, BGT, BRP, PUN en SUWI. De gemeente is al vanaf medio 2017 aan de slag met ENSIA. Onze inzet is dat we blijven voldoen aan de eisen voor deze normenkaders.

De gemeente moet ook aan privacywetgeving voldoen. Er komt een nieuwe privacywet. Deze heet de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en gaat in op 25 mei 2018. Deze wet vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De wet zal inwoners meer mogelijkheden geven. Bijvoorbeeld om te bepalen welke gegevens de gemeente namens hen mag gebruiken en op welke wijze. Ook verplicht de wet gemeenten om een Functionaris Gegevensbescherming te benoemen. Deze functionaris gaat toezicht houden op de naleving van de wet door de gemeente. De gemeente moet er voor zorgen dat de werkafspraken en processen op de nieuwe wet voorbereid zijn wanneer deze in werking treedt.

Onze gemeente heeft in mei 2016 een projectorganisatie opgericht om te voldoen aan de wetgeving en richtlijnen voor informatiebeveiliging en privacy. Deze projectorganisatie werkt aan het voldoen aan de BIG, ENSIA en AVG. Er wordt ook gewerkt aan bewustwording bij de medewerkers van onze organisatie. In 2018 zal de projectorganisatie haar werkzaamheden overdragen aan de interne organisatie. Hiervoor zijn middelen beschikbaar gesteld, zodat we onder andere de functie van Chief Information Security Officer (CISO) en de functie van Functionaris Gegevensbescherming (FG) kunnen invullen.

Documentaire informatie voorziening (DIV)
Het hebben en het snel kunnen delen van informatie is belangrijk voor onze (interne en externe) dienstverlening. We doen er veel aan om goede informatie beschikbaar te hebben en om deze informatie op een goede manier te beheren en te archiveren. Dat gebeurt nog steeds met analoge én digitale dossiers. Maar steeds vaker gaat het om digitale informatie.

In de landelijke Archiefregeling staat dat het beheer van het archief moet voldoen aan bepaalde eisen. Bijvoorbeeld dat informatie toegankelijk, vindbaar, uitwisselbaar, authentiek, betrouwbaar, volledig en integer hoort te zijn. Op dit gebied zijn in 2015 uit een nulmeting een aantal tekortkomingen gesignaleerd. Deze zijn vertaald in een actieplan. In 2018 gaan we verder met het uitvoeren van de actiepunten. Er is dan ook een ‘kwaliteitsmedewerker’ DIV benoemd die zich volledig kan richten op het inrichten en uitvoeren van een kwaliteitssysteem voor DIV.

In 2018 zijn alle bouw- en milieuvergunningen (van 1900 tot heden) digitaal beschikbaar en voor iedereen raadpleegbaar via onze website.

We blijven samenwerken met het Regionaal Archief Nijmegen. In 2018 evalueren we deze samenwerking. We betrekken daarbij het gegeven dat in het gemeentekantoor meer archiefruimte beschikbaar komt vanwege digitalisering en vernietiging van analoge dossiers.

Gegevensbeheer
De gemeente beheert een aantal belangrijke basisregistraties. In een basisregistratie is een set van gegevens opgenomen, die op een betrouwbare en veilige manier kunnen worden ingezien. Voorbeelden zijn de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), de Basisregistratie Kadaster (BRK) en het Handelsregister (KvK). De verschillende basisregistraties zijn onderling gekoppeld. Zo kunnen veranderingen in deze gegevens eenvoudiger worden uitgewisseld tussen gemeenten en andere overheidsinstanties in Nederland. Het koppelen van de basisregistraties heeft langer geduurd dan verwacht. In 2018 gaan we de koppelingen van onze interne systemen verbeteren en het binnengemeentelijk gebruik van de gegevens verder faciliteren.

Met ingang van 1 januari 2018 gaat de Wet BAG veranderen (BAG 2.0). Processen worden meer afgestemd op de BGT en systeemtechnisch vinden er ook een aantal wijzigingen plaats. We moeten werkprocessen hierdoor aanpassen. Naast het gebruik van gegevens zal het stimuleren van “terug melden” verder worden uitgewerkt. Het doel hiervan is kwaliteitsverbetering van de verschillende basisregistraties.

Landelijk is vastgesteld welke diensten gemeenten digitaal kunnen regelen en hoe we dat het beste kunnen aanpakken. Voor gemeenten zijn twee notities beschikbaar: “Overheidsbrede dienstverlening 2020” en “Digitale Agenda 2020”. Wij sluiten zo veel mogelijk aan bij deze landelijke doelstellingen en hanteren een maat die passend is voor Berg en Dal. We volgen de landelijke ontwikkelingen van KING/VNG ‘Samen organiseren’ op de voet. Onze doelstelling is om de informatievoorziening zo veel mogelijk collectief te organiseren in plaats van individueel.

We digitaliseren onze dienstverlening en bedrijfsvoering steeds meer. Ook stimuleren we inwoners, bedrijven, verenigingen en instellingen om gebruik te maken van de digitale mogelijkheden die we bieden. Onze gemeentelijke website is daarbij erg belangrijk. Daarom zorgen we er voor dat de informatie op de website leesbaar, actueel en volledig is.

Door de digitalisering kunnen inwoners steeds vaker zelf bepalen waar en wanneer ze iets willen regelen.

Ook in de komende jaren gaan we verder met het aanbieden en uitbreiden van de digitale diensten via de website. We blijven de digitale formulieren die we al hebben verbeteren. Verder kunt u als inwoner steeds meer informatie vinden op de website Mijn.overheid.nl. Dit is uw persoonlijke website voor al uw overheidszaken. De gemeente verstuurt al een aantal brieven digitaal via MijnOverheid. Dit worden er steeds meer.

Wie niet mee kan komen met de digitalisering helpen we bij ons aan het loket.

Wij hebben onze inkoopregels vastgelegd in ons inkoopbeleid. Al onze inkopen en aanbestedingen doen we volgens ons inkoopbeleid. Ons uitgangspunt is dat we inkopen op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding.

Onze inkoopregels passen ook bij een professionele aanpak van de inkoop. Wij willen een betrouwbare opdrachtgever zijn, die leveranciers eerlijke en gelijke kansen biedt. Via ons inkoopbeleid geven we ook aandacht aan:

• lokale werkgelegenheid en economie;
• duurzaamheid;
• het inzetten van mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt (social return);
• het verminderen van administratieve rompslomp.

Om onze doelstellingen te halen, gaan wij verder met het ontwikkelen van de ‘inkoop-functie’. Het gaat om de volgende onderdelen:

• Het meenemen van onze doelstellingen in de Planning en control cyclus;
• Het verder inrichten en monitoren van een systeem voor contractbeheer;
• Het opstellen en beheren van een aanbestedingskalender;
• Het opstellen en beheren van inkoopsjablonen;
• Het ondersteunen van de organisatie met inzet van onze inkoopmedewerker en inkoopadviseur.